Mit einer Phonalisa IP-Telefonanlage die Erreichbarkeit steuern und optimieren

Viele Unternehmer und Firmenchefs fragen uns immer, wie sie es schaffen können die telefonische Erreichbarkeit in ihrem Unternehmen zu optimieren. Denn oft ist es so, dass Kunden entweder nicht durchgestellt werden und stattdessen in der Warteschlange „verhungern“ oder das der Anschluss einfach besetzt ist. So ruft der potentielle Kunde bei einer anderen Firma an und der Auftrag geht verloren.

Dabei ist es so einfach mit Hilfe der Phonalisa IP-Telefonanlage die Erreichbarkeit zu optimieren und dadurch die Kundenzufriedenheit und Mitarbeitermotivation zu steigern. Die Statistiken und CDR-Daten helfen zu ergründen, woran eine mangelnde telefonische Erreichbarkeit des Unternehmens liegt. Sind die Gründe erst einmal aufgedeckt (z.B. zu wenige Sprachkanäle (Channel), lückenhafte Personal-Einsatzplanung,..) kann man nun anfangen Optimierungen anzugehen und sprichwörtlich „die Kuh vom Eis“ zu bringen.

Es gibt viele Gründe warum ein Anruf verpasst wird:

  • alle Mitarbeiter gehen gemeinsam zur Mittagspause
  • ein Call-Center Agent ist noch mit der Nachbereitung beschäftigt
  • es ist im Besetzt-Fall keine Rufumleitung konfiguriert
  • Durchführung eines Teammeetings und die Zentrale ist nicht besetzt
  • Mitarbeiter sind im Urlaub oder krank und die Anrufe können nicht übernommen werden
  • Feiertage (nicht in jedem Bundesland/Land gleichzeitig)
  • usw.

Mit folgenden Phonalisa Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten, lässt sich die Erreichbarkeit steuern und optimieren:

  • das eingehende Routing auf die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen
  • Zeitprofile anlegen für die Behandlung von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten, an Wochenenden und Feiertagen
  • Nachtschaltung-Funktion für Gruppenanrufe
  • Personalisierte Voice-Mailboxen mit Email-Zustellung
  • Nutzung des vollflexiblen Phonalisa Rufumleitungssystems, für z.B. Umleitungen im Besetzt-Fall oder wenn keiner ans Telefon geht
  • Sprachmenüs (IVR) zur Vermittlung an den passenden Kollegen/Abteilung
  • Zuschaltung von Externe Agenten die z.B. im Homeoffice sitzen
  • Parallelruf auf Handys
  • Einrichtung von Pickup-Gruppen die die Anrufe von Kollegen übernehmen dürfen
  • Zentraler Abwurfplatz
  • uvm. abhängig vom Einzelfall

Die Statistiken helfen zu analysieren – wann Anrufe verloren gehen bzw. wann das Telefonie-Aufkommen am größten ist

Über das Routing-System kann man genau steuern, wann und wohin ein Anruf geleitet werden soll

Weitere Beispiele für die Optimierung der Erreichbarkeit

Das vollflexible Phonalisa Rufumleitungssystem

Das Phonalisa Zeitmanagement

Klingelverzögerung für Gruppenanrufe

Externe Agenten von Homeoffice-Arbeitsplätzen