Benutzer- und Gruppenfunktionen

Jeder Anruf der auf eine Gruppe ging, wird auf dem Dashboard mit entsprechendem Symbol aufgeführt. Auch hierzu kann eine Notiz hinterlegt werden, die dann von allen Gruppenmitgliedern gelesen werden kann.

Mit einer Gruppen-Nebenstelle kann man alle Mitglieder in einer Gruppe gleichzeitig anrufen. Eine Gruppe kann man auch als Ziel für eine Rufumleitung setzen oder im eingehenden Routing als empfangende Nebenstelle angeben. Im ausgehenden Routing sind ebenfalls Gruppen mit eingegebener Nebenstelle auswählbar.

Jede Gruppe hat einen Name und ggf. eine Nebenstellennummer. Sie können beliebig viele Gruppen anlegen, die Anzahl ist unbegrenzt. Die Einstellungen der Gruppen oder auch die Gruppen selbst, lassen sich beliebig bearbeiten und löschen.

Zu Beginn sind erst einmal alle Benutzer in der “all User”-Gruppe. Wenn man nach uns nach alle Gruppe angelegt hat, kann man die Benutzer entsprechend hinzufügen. Beim Löschen einer Gruppe werden die Benutzer wieder in die “all User”-Gruppe integriert.

In den Gruppeneinstellungen kann man auch die Berechtigungen auf die einzelnen Funktionen verteilen. So kann man einer Gruppe auf eine andere Gruppe z.B. die Pickup-Rechte geben, sodass Anrufe von einem anderen Telefon herangezogen werden können. Sie können auch die Monitor-Rechte, die Intercom- und Mithörfunktion entsprechend verteilen.

Es gibt Gruppen-Kalender und Gruppen-Adressbücher. Wenn nun nicht jede Gruppe in dem Kalender oder Adressbuch der anderen Gruppe Lese- und Schreibrechte haben darf, so können Sie dies in den Gruppeneinstellungen entsprechend regeln. Sie können auch Ihren Kalender oder die Adressbücher komplett vor einer anderen Gruppe verbergen.

Die Erbefunktion ist sehr mächtig. Sie definieren eine “Elterngruppe” von der die untergeordneten “Kindgruppen” erben. Die Erberechte beziehen sich auf die Lese- und Schreibrechte von Kalendern und Adressbücher, die Rechte für die Monitor-, Intercom-, Pickup-Funktion und noch viele weitere. Damit lassen sich die Unternehmnshierachien sehr einfach nachbilden.

Auch für dir Gruppenanrufe gibt es Rufumleitungen. So kann man im Fall “Timeout” oder “Besetzt” auf andere Benutzer, Gruppen, Warteschlangen oder ein Sprachmenü umleiten.

Für jede Gruppe lässt sich eine Haltemusik-Wiedergabeliste setzen. Wird der Anrufer gehalten, wird ihm die Wartezeit mit einer passenden Musikeinlage verschönert.

Für jede Gruppe lässt sich ein Tasten- und ein Parameter-Profil setzen. So haben alle Mitglieder einer Gruppe die gleichen Tastenbelegungen. Auch Sperrlisten lassen sich für jede Gruppe, für ein- und ausgehende Gespräche setzen.

Jede Gruppe kann sich auch ein Gruppen-Fax anlegen. Ein individueller Fax-Kopf-Text z.B. “Support Hardware xy” und eine Fax-Kopf-Rufnummer können ebenfalls hinterlegt werden.

Ein zentraler Abwurfplatz ist sehr wichtig, um Anrufe aufzufangen die niemand entgegen genommen hat. Als Abwurfplatz lässt sich z.B. eine Warteschlange mit entsprechendem Begrüßungstext definieren oder eine andere Gruppen-Rufnummer oder die Nebenstelle der Sekretärin uvm.

Wann welcher Apparat der Mitglieder einer Gruppe klingelt, lässt sich mit der Klingelverteilung regeln. So können z.B. einige Telefone sofort klingelt und andere erst nach 10 Sekunden einsteigen, wiederum andere erst nach 30 Sekunden usw.

Im System lassen sich Rufumleitungsszenarios konfigurieren die dann den Gruppen zur Verfügung gestellt werden können. So muss man nicht für jeden einzelnen Benutzer verschiedene Regeln anlegen, sondern kann Sie bequem allen Mitgliedern einer Gruppe zur Verfügung stellen.

“Der Letzte macht das Licht aus.” So können Sie sich die Nachtschaltung vorstellen. Ist die Nachtschaltung aktiviert, werden Anrufe z.B. auf einen Benutzer, eine andere Gruppe, Warteschlange oder Sprachmenü weitergeleitet. Die Nachtschaltung lässt sich per Taste am Telefon aktivieren und deaktivieren.

Sie können beliebig viele Benutzer anlegen, diese bearbeiten und löschen. Wenn sich der Name eines Benutzers ändert müssen Sie diesen Eintrag nicht mehr löschen, Sie können Ihn einfach bearbeiten.

In der Benutzerverwaltung können Sie die Benutzer direkt in eine bestehende Gruppe zuordnen oder sie als Agenten in eine Warteschlange einloggen.

Einem Benutzer/Chef können beliebig viele Sekretärinnen zugeordnet werden. Diese können dann den Chef direkt erreichen, auch wenn dieser eine Sofort-Rufumleitung eingestellt hat.

Für jeden einzelnen Benutzer können Sie nicht nur die Sprache auswählen, sondern auch die Zeitzone, das Zeitformat und das Datumsformat. So können Sie z.B. das Zeitformat am/pm mit dem Datumsformat YYYY/MM/DD für amerikanische Mitarbeiter einstellen.

Für jeden Benutzer kann man externe Rufnummern definieren, um diese dann für die Funktion Callthrough zu authentifizieren.

Diese Funktion können Sie sowohl für interne und externe Telefonate festlegen. Sprechen Sie Ihre individuelle Ansage direkt am Telefon auf und geben Sie so Ihren Telefonaten eine persönliche Note.

Die Darstellung des Fax-Kopf-Textes und der Fax-Kopf-Rufnummer lässt sich für jeden Benutzer individualisieren. So sieht der Fax-Empfänger gleich von wem er “Post” erhalten hat.